Die digitalen Signaturvarianten im Vergleich

08.09.2022 - Lesezeit ca. 4 Minuten

Bis Dokumente innerhalb eines Unternehmens von allen Verantwortlichen unterzeichnet wurden, kann viel Zeit vergangen und viel Aufwand betrieben worden sein: Dokumente ausdrucken, kopieren, auf Postwege geben, die Verantwortlichen erinnern, Dokumente überarbeiten, erneut ausdrucken und und und... Dabei gibt es bereits eine Möglichkeit auch diese Prozesse zu optimieren: mit einer digitalen Unterschrift! Diese gibt es in unterschiedlichen Varianten, je nach Sicherheitsfaktor und Anwendungsgebiet. Worin sich die Signaturvarianten genau unterscheiden und welche für Ihre Zwecke am besten geeignet ist, erfahren Sie hier.

Die eIDAS-Verordnung regelt den rechtsgültigen Umgang mit den drei Arten von elektronischen Signaturen: Standard, Advanced und Qualified. Im Folgenden finden Sie die digitalen Signaturvarianten im Vergleich – unter Berücksichtigung der Sicherheitsaspekte und und ihrer Vor- und Nachteile.

Die Einfache Elektronische Signatur (EES) / Standard Electronic Signature (SES)

Die EES/SES stellt die Grundform der elektronischen Signaturen dar. Endet eine E-Mail mit dem Namen oder einem Bild der handschriftlichen Unterschrift, handelt es sich um eine EES/SES. Dokumente, Anträge oder Formulare können nur dann rechtskräftig mit einer EES/SES signiert werden, wenn sie an keine gesetzliche Formvorschrift gebunden und von geringem Haftungsrisiko sind, beispielsweise bei Bestellungen oder Protokollen. In Bezug auf die Identität des Unterzeichnenden bietet die EES/SES nur eine geringe Sicherheit, ihre Beweiskraft wird entsprechend als „niedrig“ eingestuft.

Die Fortgeschrittene Elektronische Signatur (FES) / Advanced Electronic Signature (AES)

Die Voraussetzung für die Nutzung einer FES/AES ist die Verwendung eines Sicherheitszertifikats zur Verschlüsselung und Identifizierbarkeit. Die Identität des Unterzeichnenden wird durch ein offizielles Identitätsdokument geprüft und auf Basis einer Ein-Faktor-Authentifizierung bestätigt. Damit ist die FES/AES für Dokumente ohne gesetzliche Formvorschrift geeignet, die mit einem kalkulierbaren Haftungsrisiko verbunden sind – beispielsweise höher dotierte Kaufverträge. Die Beweiskraft der FES/AES gilt als „hoch“.  Dennoch ist sie nicht der handschriftlichen Unterschrift gleichgestellt und kann dementsprechend nicht eingesetzt werden, wenn von Gesetzes wegen eine handschriftliche Unterschrift gefordert wird.

Die Qualifizierte Elektronische Signatur / Qualified Electronic Signature (QES)

Nur die Qualifizierte Elektronische Signatur kann laut eIDAS-Verordnung eine handschriftliche Unterschrift ersetzen. Die QES kann für Dokumente mit gesetzlicher Formvorschrift oder hohem Haftungsrisiko eingesetzt werden, beispielsweise bei Kreditverträgen, Bescheiden, Baufinanzierungen und befristeten Arbeitsverträgen. Um dies zu ermöglichen, ist für die QES eine Zwei-Faktor-Authentifizierung nötig. So wird die Identität des Unterzeichnenden durch eine autorisierte Zertifizierungsstelle (ein sogenanntes Trustcenter) geprüft. Die Beweiskraft der QES ist entsprechend „sehr hoch“.

QES besonders für Unternehmen relevant

Für alle digitalen Signaturvarianten im Vergleich gilt, dass sie für Unternehmen eine Arbeitserleichterung und eine Prozessoptimierung bedeuten. Das Problem ist jedoch, dass bspw. Die EES und auch die FES bei vielen Dokumenten und Prozessen in Unternehmen unzureichend sind. Bei bspw. Protokollen oder Bestellungen reicht die Einfache Elektronische Signatur. Wenn es um Kaufverträge geht, in denen hochpreisige Produkte oder Dienstleistungen verkauft werden, ist man mit der Fortgeschrittenen Elektronischen Signatur (FES) auf der sichereren Seite. Dies ist allerdings nur möglich, solange es keine gesetzliche Formvorschrift gibt. Sobald eine handschriftliche Unterschrift von Gesetzes wegen benötigt wird oder aber man als Käufer*in oder Verkäufer*in auf Nummer sicher gehen möchte, ist die Qualifizierte Elektronische Signatur (QES) die richtige Wahl. Tatsächlich bedarf es bei vielen Verträgen laut gesetzlicher Vorschrift einer eigenhändigen Unterschrift und diese  kann als einzige der digitalen Unterschriftarten die QES rechtskonform ersetzen. Neben den regulatorischen Aspekten bringt die QES für Unternehmen auch erhebliche Vorteile im Sinne der Prozessoptimierung und Zeitersparnis. Von der Einbindung bis hin zur Umsetzung lässt sich über die QES sagen, dass sie ressourcenschonend, effizient, intuitiv und äußerst nutzerfreundlich in der Anwendung ist.

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