Wie Sie Ihre Prozesse digital & effizient gestalten – trotz regulatorischer Vorgaben

18.05.2022 - Lesezeit ca. 3 min

Obwohl Nachhaltigkeit und Digitalisierung in aller Munde sind, scheint die Umsetzung in Unternehmen nicht immer einfach. Die beiden Themen stehen unter anderem für die Optimierung von Prozessen, die Reduzierung von Kosten und die Entlastung von Mitarbeitenden durch automatisierte und zeitsparende Schritte. Doch oft sind es langjährig etablierte Prozesse eines Unternehmens oder branchenspezifische regulatorische Vorgaben, die eine Veränderung auf den ersten Blick nicht zulassen. Nachhaltigkeit, Digitalisierung und Regulatorik müssen jedoch nicht als Widerspruch gesehen werden. Mit entsprechenden Tools können Nachhaltigkeit und Digitalisierung realisiert und forciert, zugleich die GwG-Konformität sichergestellt und in gleichem Zuge der KYC-Prozess auf eine neue Ebene gehoben werden.

Nachhaltigkeit und Digitalisierung haben für Unternehmen denselben Stellenwert

Laut einer Studie von FUTURIST, PIK und Bain & Company ist für neun von zehn Top-Führungskräften das Thema Nachhaltigkeit mindestens genauso wichtig wie die Digitalisierung. Die Umwandlung hin zu nachhaltigeren und digitalisierteren Unternehmen wird jedoch durch die Einhaltung von politischen und regulativen Rahmenbedingungen erschwert, zeigen die Ergebnisse der Studie.

Der KYC-Prozess von morgen – mit digitalen und GwG-konformen Tools

Durch den Einsatz der passenden Tools können Sie auch unter Beachtung der regulatorischen Rahmenbedingungen Ihr Customer Onboarding und die Vertragsunterzeichnung in einem schlanken Prozess bündeln. Mit AUTHADA onsite erfassen Sie innerhalb weniger Minuten Ihre Kundinnen und Kunden mitsamt den relevanten Daten – unter Einhaltung der GwG-, AML- und KYC-Vorgaben. Mit AUTHADA sign schließen Sie die Verträge in wenigen Minuten ab – ganz ohne Papier und mit einem Minimum an internen Prozessen. So sparen Sie sich das Kopieren, Scannen und händische Einpflegen von Daten und die damit verbundenen Ressourcen und reduzieren den KYC-Prozess um mehr als 50 Prozent der Zeit.

Scannen, Speichern und Archivieren von Kundendaten in einem Schritt

Ihre Mitarbeitenden nehmen den Lichtbildabgleich vor Ort vor und können sich ganz Ihren Kundinnen und Kunden widmen, während die Ausweisdaten von der AUTHADA-App fehlerfrei und vollautomatisiert erfasst und in Ihr System übertragen werden. Die Daten der eID-Ausweisdokumente (deutscher Personalausweises, Aufenthaltstitel und eID-Karte für Unionsbürgerinnen und Unionsbürger) werden direkt über die eID-Funktion der Ausweisdokumente erfasst. Über 100 weitere Ausweisdokumente werden durch unser System via OCR erkannt, dementsprechend gescannt, gespeichert und archiviert – alles in einem Schritt. Neben dem Foto des Ausweises kann auch ein Foto von der auf dem Ausweisdokument enthaltenen Unterschrift zum Abgleich für künftige Unterlagen bereitgestellt werden.

In wenigen Minuten zum abgeschlossenen Vertrag

Mit AUTHADA sign wird im Anschluss an die Identifizierung die “Qualifizierte Elektronische Signatur”, kurz “QES”, ausgelöst. Bis zum Abschluss des Antrags vergehen nur wenige Minuten, da viele Schritte vom System übernommen werden. Drucken, Kopieren, Einscannen sowie Archivieren sind hierdurch nicht mehr notwendig. Sie und Ihre Kundinnen und Kunden genießen einen volldigitalisierten und ressourcenschonenden Kreditantragsprozess.

In zwei Schritten zum unterschriebenen Vertrag

Die gesamte Antragsstrecke ist dank onsite und sign medienbruchfrei in zwei einfachen Schritten abgewickelt:

Das Onboarding mit onsite

  1. Die AUTHADA Business-App auf ein Tablet herunterladen.
  2. Die App starten und den Anweisungen in der App folgen.
  3. Die Vorder- und Rückseite des Ausweisdokuments scannen. Die Daten daraus werden im nächsten Schritt dank eID-Funktion oder optischer Erkennung (OCR) fehlerfrei und zuverlässig in Ihr System übertragen. Deutsche Personalausweise oder Aufenthaltstitel können dank NFC doppelt geprüft werden: Ist der Personalausweis nicht mehr gültig oder wurde er als gestohlen gemeldet, erscheint eine entsprechende Benachrichtigung.

Nach der erfolgreichen Identifikation kommt es im zweiten Schritt mit sign zur Vertragsunterzeichnung.

Die Vertragsunterzeichnung mit sign

  1. Die Handynummer der Kundin/des Kunden wird in das System eingetragen. Daraufhin wird eine SMS an diese Person verschickt.
  2. Die durch das System personalisierten Vertragsdokumente werden der Kundin/dem Kunden für zwei Stunden auf ihrem/seinem Gerät zur Verfügung gestellt.
  3. Um den Vertrag nach Prüfung der Unterlagen zu unterzeichnen, wird der Code, der der Kundin/dem Kunden via SMS zugesandt wurde, in die Anwendung des/der Angestellten eingegeben. Daraufhin wird das Zertifikat zur QES generiert. In der unterzeichneten PDF befindet sich nun der Hinweis, dass das Dokument über ein Zertifikat der Qualifizierten Elektronischen Signatur verfügt. Visuell sichtbar ist ein Stempel mit den relevanten Daten.

Sie möchten die Digitalisierung und Nachhaltigkeit in Ihrem Unternehmen vorantreiben? Sie wollen Ihre Onboarding- und/oder Vertragsprozesse optimieren? Wir beraten Sie gerne!

Weil jedes Unternehmen unterschiedliche Bedürfnisse und Anforderungen hat, passen wir unsere Lösungen immer individuell auf unsere Kunden an – auf Wunsch auch optisch dank unserer „Software Development Kits“ (SDK).

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