Was ist eine qualifizierte elektronische Signatur (QES)?

20.09.2022 - Lesezeit ca. 4 Minuten

Der Weg hin zu einem unterzeichneten Dokument kann viele Ressourcen eines Unternehmens sowie einer Privatperson beanspruchen: personelle, finanzielle und auch organisatorische. Ressourcen, die man sich sparen kann, geht man mit der Zeit und der Digitalisierung. Die „Qualifizierte Elektronische Signatur“ (QES) beschleunigt und vereinfacht die Prozesse, schont demnach wichtige Ressourcen und ist darüber hinaus rechtskonform und sicher. Doch was genau macht die QES so sicher?

In diesem – sagen wir “halbwegs” – digitalen Zeitalter geht es mehr denn je darum digitale Angebote zu nutzen, um effizienter, zukunftsfähiger, fortschrittlicher und generell wirtschaftlicher zu werden. Dabei müssen diese Angebote und Programme geprüft und selektiert, dadurch Medienbrüche überwunden und ehemals papiergebundene Arbeitsabläufe digitalisiert werden – eine Entwicklung, die mit der Coronapandemie einen zusätzlichen Schub bekommen hat. Kommt es jedoch zu sensiblen Prozessen eines hohen Vertrauensniveaus, finden diese oft weiterhin analog statt – natürlich in Verbindung mit massiven Aufwänden, erhöhter Umständlichkeit und oftmals zeitlichen Verzögerungen durch diese bremsende oder gar lähmende Analogität. Die Qualifizierte Elektronische Signatur kann hierbei helfen, Prozesse zu vereinfachen und zu beschleunigen.

Rechtskonformität bei Unterzeichnung wichtiger Dokumente 

Einer dieser Prozesse, der als äußerst sensibel bezeichnet werden kann, ist der des Unterzeichnens und Absegnens von bspw. Anträgen, Verträgen oder ähnlichen Formularen. Wichtig bei diese Art von Dokumenten ist, dass nachweislich diejenige Instanz unterzeichnet hat, die in dem Dokument als bspw. Vertragspartnerin oder –partner genannt wurde und dass diese Instanz die Befugnis einer solchen Unterschrift hat. Um auf Gesetzesebene auf der sicheren Seite zu sein, greifen noch viele Unternehmen und Privatpersonen auf den analogen Prozess der handschriftlichen Signatur zurück. Dabei gibt es mit der QES bereits eine digitale, intuitive, rechtskonforme und sichere Lösung

Digital & rechtskonform – ohne Abstriche in Sachen Sicherheit  

Die Sicherheit der QES ergibt sich durch mehrere Aspekte. So kann eine QES nur von dieser Person generiert werden, die sich im Vorfeld eindeutig identifiziert hat. Darüber hinaus darf diese zwei-Faktor-Authentifizierung und die Erstellung der QES nur von geprüften und autorisierten Instanzen, sogenannten “Trustcentern”, durchgeführt und ausgestellt werden. Ein weiterer Aspekt, der die Sicherheit und Seriosität der QES unterstreicht, ist die “Haltbarkeit”. So ist die QES an eine “maximalen Gültigkeitsdauer” gebunden. Danach erlischt das Zertifikat bzw. ihre Gültigkeit. Entsprechend hat die QES das höchste und sicherste Signaturlevel und kann gemäß europäischer eIDAS-Verordnung¹ („electronic Identification, Authentication and trust Services“) – im Gegensatz zu einer Einfachen oder Fortgeschrittenen Elektronischen Signatur (EES/FES) – eine handschriftliche Unterschrift ersetzen. Die Beweiskraft der QES ist „sehr hoch“ und sie kann entsprechend für Dokumente mit gesetzlicher Formvorschrift oder hohem Haftungsrisiko eingesetzt werden. 

Besondere Rolle im Business-Kontext  

Die Qualifizierte Elektronische Signatur ist also effizient und vollkommen digital – ohne dabei Abstriche in puncto Sicherheit zu verzeichnen. Im Business-Kontext, indem viele Verträge laut gesetzlicher Vorschriften einer eigenhändigen Unterschrift bedürfen, kann die QES eingesetzt werden, da sie dieser gleichgestellt ist. Das heißt, dass handschriftliche Signaturen durch eine QES ersetzt werden können und laut Gesetz die gleiche Beweiskraft und Gültigkeit haben. Wollen Unternehmen beispielsweise Verbraucherdarlehensverträge, Baufinanzierungsanträge oder die Kündigung eines Mietverhältnisses digital unterzeichnen und gegenzeichnen lassen, ist die qualifizierte elektronische Signatur die einzig rechtskonforme Option. Prinzipiell können auch Privatpersonen Dokumente mithilfe einer QES unterschreiben, wenn diese ein entsprechendes Tool verwenden. 

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¹ „Die eIDAS-Verordnung enthält verbindliche europaweit geltende Regelungen in den Bereichen “Elektronische Identifizierung” und “Elektronische Vertrauensdienste”. Mit der Verordnung werden einheitliche Rahmenbedingungen für die grenzüberschreitende Nutzung elektronischer Identifizierungsmittel und Vertrauensdienste geschaffen“. Quelle: Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik. eIDAS-Verordnung über elektronische Identifizierung und Vertrauensdienste. https://www.bsi.bund.de/DE/Themen/Oeffentliche-Verwaltung/eIDAS-Verordnung/eidas-verordnung_node.html [abgerufen 18.08.2022]

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