Immobilien- & Mietvertrag digital unterschreiben

Makler- oder Mietvertrag digital unterschreiben? Kein Problem! Wir zeigen Ihnen, für welche Anwendungsfälle in der Immobilienbranche die digitale Signatur geeignet ist.

Immobilienkauf & -verkauf: Viele digitale Möglichkeiten für Immobilienmakler

Beim Immobilienhandel gibt es viele Einsatzmöglichkeiten für die digitale Signatur. Zwar ist zum Abschluss eines Immobilienkaufvertrags ist eine notarielle Beurkundung des Grundstücksverkaufs vorgeschrieben. Im Vorfeld müssen jedoch Immobilienmakler, Käufer und Verkäufer diverse Dokumente vorlegen und unterschreiben. Diese sind beispielsweise:

• Maklerverträge, Reservierungsvereinbarung, Vollmachten, Nachweisbestätigungen
• Finanzierungsverträge, Darlehensvertrag
• Sicherungszweckbestimmung, Objektaufnahmebögen
• Checklisten Vor-Bewertung von Immobilien bei Finanzierungen

… und viele mehr.

In einigen dieser Fällen reicht es aus rechtlicher Sicht aus, zur Unterzeichnung eine Einfache Elektronische Signatur (EES/SES) oder Fortgeschrittene Elektronische Signatur (FES/AES) anzuwenden. Die Erfahrung zeigt jedoch, dass aufgrund des hohen Betrugspotenzials eine Qualifizierte Elektronische Unterschrift (QES) empfehlenswert ist. Diese setzt eine Identifikation der unterschreibenden Person voraus und lagert Compliance-Risiken dadurch aus. Hier finden Sie mehr Informationen zu den unterschiedlichen Signaturlevel.

Mehr Informationen über Digitales Vertrauen als Grundlage der Digitalisierung finden Sie hier.

Immobilienverwaltung: Digitale Möglichkeiten für Wohnungsbaugesellschaften und Hausverwaltungen

Bei der Vermietung von Wohnungen und Häusern besteht keine Notwendigkeit einer notariellen Beurkundung. Die Schriftform ist zudem nur bei befristeten Mietverhältnissen, die länger als 12 Monate gültig sein sollen sowie bei Staffel-und Indexmietverträgen vorgeschrieben. Aufgrund der höheren Rechtssicherheit ist auch bei allen Verträgen aus diesem Bereich die Verwendung der Qualifizierte Elektronische Unterschrift (QES) empfehlenswert – bspw. wenn Sie einen Mietvertrag digital unterschreiben lassen wollen. Durch die QES können Sie sicher sein, dass Sie den Vertragsabschluss mit der “richtigen” Person vollziehen, da hier eine zweifelsfreie Identifikation dem Signaturprozess vorausgelagert wird.

Insbesondere Wohnungsbaugesellschaften und generell Hausverwaltungen profitieren von den folgenden Vorteilen:

• Vermietung ortsunabhängig vornehmen
• bessere Kundenerfahrung durch schnelle Prozesse
• weniger zeitaufwendige Administration und geringere Kosten
• mehr Transparenz durch bessere Übersicht des digitalen Prozesses
• mehr Zeit für die menschliche Kommunikation
• höchste Rechtssicherheit

Folgende Dokumente können bei einer Vermietung digital unterschrieben werden:

• Mietverträge und Kündigungsschreiben
• Übergabeprotokolle
• Nebenkostenabrechnungen
• Selbstauskünfte
• Mietanpassungen
• Mietbürgschaften
• SEPA-Mandate und andere Anwendungen im Finanzierungsbereich

Auch alle Verträge mit Dritten können durch die digitale Unterschrift effizienter gestaltet werden bspw. Verträge mit Handwerksbetrieben und auch Verträge mit allen anderen Dienstleistern, Lieferanten und Partnern.

Signaturlösung und Signaturzertifikat aus einer Hand: Die Wahl des Anbieters

Die Qualifizierte Elektronische Signatur (QES) kann viele Signaturprozesse in der Immobilienwirtschaft beschleunigen und vereinfachen – bspw. den Mietvertrag digital zu unterschrieben. Viele Anbieter von Signaturlösungen bieten jedoch keine Identifizierung und damit die benötigten Zertifikate direkt an. Diese müssen Sie dann bei Drittanbieter bzw. qualifizierten Vertrauensdiensten besorgen. Eine weitere kleine Hürde im Prozess, die sie jedoch umgehen können, in dem Sie auf einen Vertrauensdiensteanbieter setzen, der neben Signaturlösungen auch Identifizierungslösungen und die Kombination aus beiden anbietet.

Ein solcher Anbieter ist InfoCert, der größte Vertrauensdiensteanbieter in Europa und Partner von AUTHADA. Das Unternehmen bietet neben Signaturlösungen für unterschiedliche Unternehmensgrößen und Anwendungsszenarien eine breite Palette an Identifizierungsmethoden an. Durch die Partnerschaft sind bei der Nutzung der AUTHADA-Lösungen die Zertifikate über den Vertrauensdiensteanbieter bereits automatisch inkludiert.

Identifizierungsmöglichkeiten von AUTHADA & InfoCert:

• AUTHADA ident: Die Identifizierung per eID mit dem Personalausweis, dem Aufenthaltstitel und der Unionsbürger*innenkarte ist die wohl sicherste, schnellste und günstigste Form der Identifizierung.
• VideoID: Die Alternative zur eID für eine höhere Abdeckung, sie ist jedoch teurer, zeitaufwendiger und umständlicher.
• LiveID: Die spezielle Identifikationsmethode von InfoCert und für die Identifizierung von vielen Mitarbeitern oder Vertragspartnern vor Ort. Eine registrierte Person kann die Identifizierung gemäß der gesetzlichen Vorschriften durchführen.
• AUTHADA onsite: Die Identifizierungsmöglichkeit vor Ort. Immobilienmakler können bspw. die Identität der Interessenten überprüfen und Dokumente sofort oder im Anschluss digital unterschreiben lassen.
• eDocID: Die Identifizierung von weltweit gültigen Reisepässen und anderen auch elektronischen Dokumenten. Ideal, um Mietverträge digital zu unterschreiben, wenn Sie an Mieter aus dem Ausland vermieten.

Auch weitere, individuelle Lösungen sind möglich. Senden Sie uns hierfür eine Kontaktanfrage.

Mehr als nur Signatur & Identifizierung: Die Vollständige Digitalisierung von Prozessen

Besonders wichtig ist es – vor allem für mittelgroße und größere Unternehmen und Gesellschaften – tatsächlich den vollständigen Prozess zu digitalisieren. Neben der passenden digitalen Signaturlösung und der dazugehörigen rechtlich vorgeschrieben Identifizierung für die Qualifizierte Elektronische Signatur (QES), betrifft dies auch die Prozesse nach der Unterschrift, wie die rechtssichere Bereitstellung und Archivierung von digitalen Verträgen. InfoCert und AUTHADA bieten auch hierfür Lösungskombinationen an.

Fazit

Nicht nur Immobilienmakler, Immobilienkäufer und -verkäufer, sondern auch Hausverwaltungen und Vermieter profizieren enorm von der Möglichkeit der elektronischen Signatur. Einen Mietvertrag digital zu unterschreiben spart nicht nur auf beiden Seiten Kosten, sondern steigert – bei vollkommender Rechtssicherheit – die Effizienz und Zufriedenheit. Statt umständlich und teuer, einfach und kostengünstig – sprechen Sie uns an.